Bibliothèque de documents

La bibliothèque Documents rassemble les fichiers de l’organisation. Un même plan peut être lié à un lieu, une équipe ou un événement, sans multiplier les copies.

Vous devez avoir accès au dossier concerné. Consulter, contribuer et gérer ne donnent pas les mêmes possibilités ; les droits du dossier s’appliquent aux documents qu’il contient.

Ajouter et ranger

1. Ouvrez Documents dans le menu de l’organisation.
2. Choisissez un dossier accessible, ou créez un Nouveau dossier si vous y êtes autorisé.
3. Sélectionnez Ajouter un document, puis déposez ou choisissez vos fichiers.
4. Vérifiez Ranger dans, les titres et les champs demandés.
5. Sélectionnez Ajouter et attendez la fin de l’envoi.

Les formats et tailles acceptés sont indiqués dans le formulaire. Un fichier encore en cours d’envoi n’est pas prêt à être utilisé.

Réutiliser un document

1. Dans la bibliothèque, ouvrez le menu … du fichier, puis Propriétés.
2. Dans Apparaît sur, sélectionnez Lier.
3. Choisissez le Type d’objet, puis recherchez et sélectionnez le lieu, l’équipe ou l’événement.
4. Relisez les liens choisis, puis Enregistrer les liens.

Vous pouvez aussi utiliser Lier les documents depuis la fiche d’une équipe, d’un lieu ou d’une zone. Ces commandes demandent le droit de modifier les liens du document.

Le lien réutilise le document source ; il ne crée pas un fichier indépendant. Vérifiez les accès du dossier avant de déplacer un document : changer de rangement peut changer les personnes qui y ont accès.

Mettre à jour une version

Depuis le menu … du fichier, ouvrez Propriétés, puis Remplacer le fichier en bas du panneau. Choisissez le nouveau fichier, renseignez Ce qui change si utile, puis confirmez avec Remplacer le fichier. Attendez la fin de l’envoi. Historique des versions, dans les propriétés, permet de retrouver les versions précédentes.

Si l’écran détecte un doublon à l’ajout, choisissez consciemment entre remplacer l’existant et créer un document distinct. Donner le même nom à deux fichiers ne suffit pas à les rendre indépendants ou identiques.

Les événements clôturés peuvent conserver une version figée ; consultez l’indication dans les documents de l’événement.

Archiver ou supprimer

Archiver retire un document des choix actifs tout en le conservant. La corbeille est distincte des archives. La suppression définitive depuis la corbeille est irréversible : vérifiez les rattachements et les avertissements avant de l’utiliser.

Pour enlever seulement un fichier d’un événement, utilisez Retirer de l’événement ou retirez son lien. Vous n’avez pas besoin de supprimer le document de la bibliothèque.